Mijn visie op... Verkenning & onderzoek

Om een houdbare en toepasselijke strategische visie te ontwikkelen, kan het raadzaam zijn om op gestructureerde wijze een verkenning uit te voeren. Meestal gaat een dergelijke verkenning vooraf aan de ontwikkeling of herziening van de organisatievisie. Inzet is om greep op de materie te krijgen, om een vastere blik te ontwikkelen.
 
Strategisch vernuft
 
De lat ligt hoog. De omgeving waarin organisaties hun prestaties moeten leveren, wordt steeds complexer en het aantal keuzemogelijkheden stijgt. Op het strategisch vernuft van organisaties wordt dan ook een steeds zwaardere wissel getrokken. Ze verkeren in de paradoxale situatie dat ze ver in de toekomst moeten kunnen kijken en tegelijkertijd onder actuele, veelal hectische, omstandigheden hun koers moeten uitzetten. De speelruimte die men krijgt of ervaart, is vaak geringer dan men verlangt. Intussen moeten – op basis van een onvolledige kennis van de feiten of vanuit een beperkt gezichtspunt – verstrekkende strategische keuzes worden gemaakt. Deze moeten dan ook nog gefundeerd zijn op een samenhangende visie op de toekomst van de organisatie en haar omgeving.
 
Uit de spagaat
 
Het risico bestaat om in een spagaat terecht te komen. Instellingen en bedrijven staan onder druk om zich te onderscheiden met een herkenbaar maar ook flexibel aanbod, terwijl hun producten en diensten tezelfdertijd uiteenlopende groepen klanten en burgers tevreden moeten stellen. Deze hebben wisselende, en soms ook onderling tegenstrijdige, behoeften en verlangens. Enerzijds vragen burgers – zeker in het publieke domein – om heldere diensten en om beleid waarop zij kunnen vertrouwen. Anderzijds wil men persoonlijk dienstbetoon en zoveel mogelijk ruimte om eigen keuzes te maken. De versterking van de marktwerking in de publieke sector beoogt onder meer de vergroting van deze keuzevrijheid. Evenwijdig hieraan worden echter ook processen als grootschaligheid, standaardisering van het aanbod en commercialisering aangewakkerd. De politiek en de moderne burger willen tegelijkertijd kostenefficiency en diensten of beleid ‘op menselijke maat’. De uitdaging voor de publieke sector is om enerzijds op een verantwoorde wijze bedrijfsmatig te werken en een efficiënt aanbod te ontwikkelen en anderzijds het primaire proces niet te star in te richten en genoeg ruimte te laten voor de alledaagse invulling van het werk door professionals en medewerkers. Waar ligt een werkbaar evenwicht tussen adequate bedrijfsvoering en maatschappelijke waardecreatie? Hoe kan deze balans gevonden worden in een context van moeilijk grijpbare marktverhoudingen, hoge consumenteneisen, stevige bestuurlijk-politieke druk en een somtijds heftig publiek debat?
 
Gefocust toekomstbeeld
 
Een organisatie die beschikt over een rijk en genuanceerd - maar tegelijk ook helder en gefocust - toekomstbeeld staat sterk. Het is ontegenzeggelijk een voordeel als organisaties, bestuurders en beleidsmakers weten welke ontwikkelingen op hen afkomen – zeker als zij in staat zijn deze wetenschap te combineren met een helder beeld van en visie op de toekomst. Wat wensen zij, voor zichzelf en voor het domein van de samenleving waarin zij opereren? Waarom en op welke manier denken zij hun aantrekkingskracht te behouden en – wellicht – te vergroten? Hoe willen zij opereren in de voor hun sector specifieke marktverhoudingen? Op welke wijze worden de behoeften en verlangens van de (potentiële) klanten en gebruikersgroepen vervuld? En: hoe wordt geanticipeerd de op til zijnde - veelal dominante - veranderingen op demografisch, juridisch en beleidsmatig vlak?
 
Slim anticiperen
 
Vastgesteld kan worden welke maatschappelijke en beleidsmatige trends en ontwikkelingen een belangrijk stempel gaan drukken. Ook kunnen de meer directe bewegingen in de specifieke taak- en marktomgeving in kaart worden gebracht. Belangrijk is om substantiële ontwikkelingspatronen te identificeren, om de stuwende krachten op te sporen die in de context van de organisatie werkzaam zijn. Het is goed om ‘harde’ informatie te verzamelen die relevant is, en zich tegelijkertijd te realiseren dat er uiteenlopende opties zijn. Men kan op verschillende manieren naar de toekomst kijken. Het is moeilijk voorspelbaar welke ontwikkelingen dominant zullen worden, welke trends het zwaarste gaan wegen, welke scenario’s zich zullen ontrollen. De toekomst ligt niet vast: de keuzes die organisaties en mensen maken, bepaalt mede de uitkomst. Het helpt als men zich een treffend beeld van de toekomst probeert te vormen. Dit is bevorderlijk voor de kwaliteit van de te ontwikkelen visie. Wat is de speelruimte, hoe kan die benut worden? Het gaat erom – zo goed geïnformeerd en zo gemotiveerd mogelijk – beleid te ontwikkelen, met als basis een samenhangende strategische visie.
 
Passend verkennen
 
Als besloten wordt om een verkenning uit te voeren, moet dit serieus gebeuren. Een diepte-investering is dan op haar plaats. Immers, de resultaten zijn de voedingsbodem voor de later te ontwikkelen strategische visie. Het kan gaan om een enkelvoudige verkenning, waarbij gebruikt wordt gemaakt van één methode en/of wordt gewerkt vanuit één soort vraagstelling. Een veelsoortige of meer gelaagde aanpak is evengoed mogelijk, waarbij de verkenning bestaat uit van elkaar te onderscheiden activiteiten, die allemaal gericht zijn op het in beeld brengen van ontwikkelingen – met behulp van verschillende methoden en vanuit verschillende invalshoeken. Er kan gekozen worden uit een breed repertoire aan in te zetten methoden, van wetenschappelijk onderzoek en stakeholdersanalyses tot interviews met experts en meer ‘simpele’ methoden als deskresearch. Ook kan op een meer beproefde wijze de toekomst worden verkend, in de vorm van trendseminars of scenariostudies. Natuurlijk wordt nieuwe informatie verzameld en gerangschikt, maar het kan van groot belang zijn om ook te putten uit reeds bestaande expertise en ervaringen in en rondom de organisatie. De horizon kan worden verbreed door één of meerdere van de genoemde actoren uit het ‘Umfeld’ van de organisatie te betrekken bij de uit te voeren verkenning. Dit kan de kwaliteit van de gepleegde research ten goed komen, en – mits goed aangepakt – kan hierdoor het eigen netwerk worden verbreed en de maatschappelijke verankering van de organisatie worden verstevigd.
 
Inzichten borgen

 
Inhoudelijk heeft het proces van verkenning haast van nature een open karakter. Stroomlijning is dan ook nodig, met als basis een aantal zakelijke afspraken. Vooraf wordt bepaald wat het onderwerp van de verkenning is en op welke manier deze wordt uitgevoerd. Het is belangrijk om goed greep te krijgen en te houden op de informatiestroom. Wie neemt het voortrouw in het verzamelen, analyseren, wegen, op schrift stellen en presenteren van de gegevens? Actieve betrokkenheid van de organisatie is wenselijk, al was het alleen al door de toegang tot informatie te organiseren en door medewerkers in de gelegenheid te stellen om mee te werken. Sluitstuk is dat de resultaten, de nieuw verworven kennis en de opgedane inzichten, goed worden vastgelegd en makkelijk toegankelijk worden gemaakt voor het management en de organisatie. De kwaliteit en de zeggingskracht van de eindrapportage zijn belangrijk, zodat de organisatie optimaal profijt kan trekken van de uitgevoerde verkenning. Kernpunt in de rapportage is: welke trends en ontwikkelingen springen eruit en zijn voor de toekomstvisie van de organisatie essentieel?

 
Visie en verkenning verbinden
 
Het is geen wet van Meden en Perzen dat een verkenning voorafgaat aan een visietraject. Soms is het aanbevelenswaardig om haar er direct aan te koppelen. Dan is een verkenning erop gericht om te bepalen of de ontwikkeling of bijstelling van de strategische visie wel nodig is en zo ja: in welke richting? Het kan dienstig zijn om ook elders ontwikkelde visies op een rijtje te zetten en op hun bruikbaarheid te beoordelen. Een verkenning kan uiteindelijk ook de argumenten aandragen om niet met een visietraject van start te gaan. Omgekeerd kan zij de organisatie vaste grond onder de voeten verschaffen bij het nemen van een positieve beslissing en wordt de grondstof geleverd voor de ontwikkeling van een meer toegespitste vraagstelling en een meer passende werkaanpak.